Nuevos clientes

Documentación identificativa

La legislación española obliga a las entidades financieras para identificar fehacientemente a los clientes. Los documentos varían en función del lugar de residencia y de la nacionalidad:

• Personas físicas de nacionalidad española, el Documento Nacional de Identidad, original y en vigor.
• Personas físicas de nacionalidad extranjera, la Tarjeta de Residencia, la Tarjeta de identidad de extranjero, el Pasaporte o, en el caso de ciudadanos de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, el documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedido por las autoridades de origen. .

A efectos de identificación fiscal, para las personas físicas que no tienen la nacionalidad española, será necesario uno de los siguientes documentos:

• El NIE (Número de Identidad de Extranjero). Es expedido por la Dirección General de la Policía y de la Guardia Civil y se tramita en las comisarías de policía presentando un impreso de solicitud. Este número está incluido en el Certificado de Registro como ciudadano europeo o en la Tarjeta de Residencia en vigor. Por lo tanto, si se aporta el certificado de Registro ya obtenemos la información del NIE.
• NIF provisional (letra M), en caso de no disponer de NIE. La obtención del NIF se puede realizar en cualquier delegación de la Agencia Tributaria mediante la presentación del modelo 030.

Menores de edad

En el caso de apertura de cuentas de menores, se debe identificar el menor con el Documento Nacional de Identidad (DNI). Los menores de 14 años que no dispongan de DNI deberán presentar el número de identificación fiscal (NIF) asignado directamente por la Administración tributaria que comenzará con la letra inicial "K". Este documento tendrá validez hasta que el titular obtenga el documento nacional de identidad (DNI), el cual se deberá comunicar en el plazo de dos meses desde su expedición.

Los representantes deben aportar el libro de familia o el certificado literal de nacimiento de Registro Civil para acreditar su condición o poder judicial

Datos de actividad

Colonya solicita a sus futuros clientes unos datos mínimos de actividad, que deberán justificar con la documentación siguiente:

Trabajadores por cuenta ajena

Los trabajadores por cuenta ajena pueden presentar cualquiera de los siguientes documentos siempre que no tengan una antigüedad superior a lo estipulado:

Documentos con una antigüedad no superior a 3 meses

• Recibo de nómina (una de las tres últimas nóminas).
• Prestaciones por desempleo, pensiones u otros subsidios.
• Certificado de relación laboral emitido por el empleador.
• Contrato laboral vigente.
• Vida laboral.

Documentos con una antigüedad no superior a 1 año

• Declaración de IRPF (modelo 100).
• Declaración de IRNR (modelo 210).

Trabajadores cuenta propia

Los trabajadores por cuenta propia pueden presentar cualquiera de los siguientes documentos:

Documentos con una antigüedad no superior a los 3 meses

• Retenciones del IRPF (modelo 111)
• Pagos fraccionados del IRPF (modelos 130 y 131)
• Declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303)
• Recibo de la seguridad social del régimen general de autónomos
• Certificado de situación censal expedido por la AEAT

Documentos con una antigüedad no superior a 1 año

• Declaración de IRPF (modelo 100)
• Retenciones del IRPF (modelo 190)
• Último recibo colegio profesional (cuotas trimestrales y anuales)
• Declaraciones anuales de IVA (modelo 390)
• Declaración anual de operaciones (modelo 347)
• Alta de Actividad o Reconocimiento Alta expedido por la TGSS
• Declaración censo de obligados tributarios (modelos 036 o 037) que indique el Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

No residentes

En el caso de Personas no residentes, se presentará documentación análoga a la de residentes del país de origen, debidamente traducidos y legalizados. La documentación emitida por organismos públicos no españoles (como las liquidaciones de impuestos, constitución de sociedades, escrituras, etc.) Deberá estar legalizada en el Consulado o con la apostilla de la Haya. Otra documentación adicional (extractos bancarios, facturas, contratos, etc.) cuando esté emitida en un idioma distinto del español o inglés, necesariamente requerirá traducción jurada en español o inglés o de lo contrario no se considerará válida.

Documentos identificativos

La legislación española obliga a las entidades financieras a identificar formalmente a los clientes a través de los siguientes documentos:

• Escrituras de constitución y documento de inscripción en el Registro Mercantil.
• Escrituras de apoderamiento.
• Documentos identificativos de los representantes de la sociedad.
• Identificación del Titular Real y estructura de control: mediante una manifestación emitida por el representante de la sociedad en la que se identifique al titular real o acta notarial de identificación de titular real.
• CIF definitivo.

Declaración de actividad económica

Documentos con una antigüedad no superior a los 3 meses

• Declaración trimestral de IVA (modelo 303)
• Certificado de situación censal expedido por la AEAT

Documentos con una antigüedad no superior a 1 año

• Declaración en el Censo de Obligados Tributarios (Modelo 036) que indique el alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
• Impuesto de Sociedades (modelo 200)
• Cuentas anuales presentadas en el Registro Mercantil (Balance y cuenta de explotación)
• Memoria de actividades
• Declaración anual de IVA (modelo 390)
• Declaración anual de Operaciones (modelo 347)

Casos particulares

Sociedades en constitución

Cuando una sociedad se encuentra en proceso de constitución, debe presentar el CIF provisional otorgado por la AEAT, previa presentación en este organismo del modelo 036 de solicitud de CIF provisional con el acuerdo de voluntades de los socios.

Además, con el fin de acreditar la actividad, deberá presentar la documentación relativa al proyecto empresarial o el plan económico financiero de la empresa en constitución.

Asociaciones

• CIF
• Acta Fundacional, que debe incluir:
  • El nombre y apellidos de los promotores de la asociación si son personas físicas, la denominación y razón social si son personas jurídicas y, en ambos casos, la nacionalidad y el domicilio.
  • La voluntad de los promotores de constituir una asociación, los pactos que, en su caso, se hayan establecido y la denominación de la asociación.
  • Los Estatutos aprobados que regirán el funcionamiento de la Asociación.
  • Lugar y fecha de otorgamiento del acta y firma de los promotores o de los representantes en el caso de personas jurídicas.
  • La designación de los integrantes de los órganos provisionales de gobierno.

El acta fundacional, en el caso de las personas jurídicas, deberá acompañarse de una certificación del acuerdo válidamente adoptado por el órgano competente, en el que aparezca la voluntad de constituir la asociación y formar parte de ella y la designación de la persona física que la representará; y, en el caso de las personas físicas, la acreditación de su identidad. Cuando los otorgantes del acta actúen mediante representante, se adjuntará la acreditación de su identidad.

• Estatutos
• Inscripción registral en el correspondiente registro de asociaciones
• Acta o certificación de que han acordado abrir una cuenta en Colonya, Caixa d’Estalvis de Pollença y disposición de ésta en defecto de lo establecido en los Estatutos.
• Identificación de los órganos de gobierno y representación.
• Identificación de los titulares reales.

Fundaciones

• CIF
• Escritura de Constitución, que debe incluir:
  • El nombre y apellidos de los fundadores si son personas físicas, y su denominación o razón social, si son personas jurídicas, y, en ambos casos, su nacionalidad y domicilio y número de identificación fiscal.
  • La voluntad de constituir una fundación.
  • La dotación, su valoración y la forma y realidad de su aportación.
  • Los estatutos de la fundación.
  • La identificación de las personas que integran el Patronato, así como su aceptación si se efectúa en el momento fundacional.
• Estatutos
• Inscripción registral en el correspondiente registro de fundaciones.
• Acta o certificación de que han acordado abrir una cuenta en Colonya, Caixa d’Estalvis de Pollença y disposición de ésta en defecto de lo establecido en los Estatutos.
• Identificación de los órganos de gobierno y representación.
• Identificación de los titulares reales.

Comunidad de Propietarios

• Título constitutivo de la Comunidad de Propietarios: Escritura de división horizontal del inmueble o bien de una certificación registral de las normas de la Comunidad
• CIF de la Comunidad de Propietarios
• Acta o certificado de la reunión donde se constituyó la Comunidad
• Acta o certificado con los nombramientos del Presidente y del Secretario y otros miembros de la Junta
• Acta o certificado donde se indica quienes son las personas autorizadas para contratar y cuáles son las autorizadas en la cuenta, y en qué régimen de disposición (firmas conjuntas, firmas indistintas...). Tienen que estar nombradas expresamente por ello, ya que el hecho de ser presidente o secretario no faculta para ser autorizados en la cuenta
• Copia del DNI de todas las personas físicas autorizadas en la cuenta o relacionadas con la comunidad de propietarios
• Autorización de la comunidad para entender los cargos como renovados, si no se indica explícitamente lo contrario. Cada vez que se produzca un cambio de administrador o de las personas autorizadas en las cuentas, se deberá presentar un acta de cese y de los nuevos nombramientos.

Las actas o sus certificaciones deben venir firmadas por el Secretario con el visto bueno del Presidente, si los estatutos no determinan otro procedimiento.