Nous clients

Documentació identificativa

La legislació espanyola obliga les entitats financeres a identificar fefaentment els clients. Els documents varien en funció del lloc de residència i de la nacionalitat:

• Persones físiques de nacionalitat espanyola, el Document Nacional d’Identitat, original i en vigor.
• Persones físiques de nacionalitat estrangera, la Targeta de Residència, la Targeta d’identitat d’estranger, el Passaport o, en el cas de ciutadans de la Unió Europea o de l’Espai Econòmic Europeu, el document, carta o targeta oficial d’identitat personal expedit per les autoritats d’origen.

A efectes d’identificació fiscal, per a les persones físiques que no tenen la nacionalitat espanyola, serà necessari un dels següents documents:

• El NIE (Número d'Identitat d'Estranger). S'atorga per la Direcció General de la Policia i de la Guàrdia Civil i es tramita a les comissaries de policia presentant un imprès sol·licitud. Aquest número està inclòs en el Certificat de Registre com a ciutadà europeu o a la Targeta de Residència en vigor. Per tant si s'aporta el certificat de Registre ja obtenim la informació del NIE.
• NIF provisional (lletra M), en cas de no disposar de NIE. L’obtenció del NIF es pot realitzar a qualsevol delegació de la Agència Tributària mitjançant la presentació del model 030.

Menors d’edat

En el cas d'obertura de comptes de menors s’ha d’identificar el menor amb el Document Nacional d’Identitat (DNI). Els menors de 14 anys que no disposin de DNI hauran de presentar el número d’identificació fiscal (NIF) assignat directament por l’Administració tributària que començarà amb la lletra inicial “K”. Aquest document tindrà validesa fins que el titular obtingui el document nacional d’identitat (DNI), el qual s’haurà de comunicar en el termini de dos mesos des de la seva expedició.

Els representants han d'aportar el llibre de família o el certificat literal de naixement de Registre Civil per acreditar la seva condició o poder judicial.

Dades d'activitat

Colonya sol·licita als futurs clients unes dades mínimes d'activitat, que hauran de justificar amb la documentació següent:

Treballadors per compte d’altri

Els treballadors per compte d'altri poden presentar qualsevol dels següents documents sempre que no tinguin una antiguitat superior a l'estipulat:

Documents amb una antiguitat no superior als 3 mesos.

• Rebut de nòmina (una de les tres últimes nòmines).
• Prestacions per atur, pensions o altres subsidis.
• Certificat de relació laboral emès per l'ocupador.
• Contracte laboral vigent.
• Vida laboral.

Documents amb una antiguitat no superior a 1 any

• Declaració d'IRPF (model 100).
• Declaració de IRNR (model 210).

Treballadors per compte propi

Els treballadors per compte propi poden presentar qualsevol dels següents documents.

Documents amb una antiguitat no superior als 3 mesos

• Retencions de l'IRPF (model 111)
• Pagaments fraccionats de l'IRPF (models 130 i 131)
• Declaracions trimestrals d'IVA (model 303)
• Rebut de la seguretat social de el règim general d'autònoms
• Certificat de situació censal expedit per l'AEAT

Documents amb una antiguitat no superior a 1 any

• Declaració d'IRPF (model 100)
• Retencions de l'IRPF (model 190)
• Últim rebut col·legi professional (existeixen quotes trimestrals i anuals)
• Declaracions anuals d'IVA (model 390)
• Declaració anual d'operacions (model 347)
• Alta d'Activitat o Reconeixement Alta expedit per la TGSS
• Declaració cens d'obligats tributaris (models 036 o 037) que indiqui l'Alta en el Cens d'empresaris, professionals i retenidors.

No residents

En el cas de Persones no residents, s’ha de presentar documentació anàloga a la de residents del país d'origen, degudament traduïts i legalitzats. La documentació emesa per organismes públics no espanyols (com les liquidacions d’impostos, constitució de societats, escriptures, etc) haurà d’estar legalitzada en el Consolat o amb la postil·la de la Haia. Altra documentació addicional (extractes bancaris, factures, contractes, etc) quan estigui emesa en un idioma distint de l’espanyol o anglès, necessàriament es requerirà traducció jurada en espanyol o anglès o del contrari no es considerarà vàlida.

Documents identificatius

La legislació espanyola obliga les entitats financeres a identificar formalment als clients a través dels següents documents:

• Escriptures de constitució i document d'inscripció en el Registre Mercantil.
• Escriptures d'apoderament.
• Documents identificatius dels representants de la societat
• Identificació del Titular Real i estructura de control: mitjançant una manifestació emesa pel representant de la societat en la qual s’identifiqui al titular real o acta notarial d’identificació de titular real.
• CIF definitiu.

Declaració d'activitat econòmica

Documents amb una antiguitat no superior als 3 mesos

• Declaració trimestral d'IVA (model 303)
• Certificat de situació censal expedit per l'AEAT

Documents amb una antiguitat no superior a 1 any

• Declaració al Cens d'Obligats Tributaris (Model 036) que indiqui l’alta en el cens d'empresaris, professionals i retenidors.
• Impost de Societats (model 200)
• Comptes anuals presentats en el Registre Mercantil (Balanç i compte de explotació)
• Memòria d'activitats
• Declaració anual d'IVA (model 390)
• Declaració anual d'Operacions (model 347)

Casos particulars

Societats en constitució

Quan una societat es troba en procés de constitució, ha de presentar el CIF provisional atorgat per l'AEAT, prèvia presentació en aquest organisme del model 036 de sol·licitud de CIF provisional amb l'acord de voluntats dels socis.

A més, per tal d’acreditar l’activitat, haurà de presentar la documentació relativa al projecte empresarial o el pla econòmic financer de l’empresa en constitució.

Associacions

• CIF
• Acta Fundacional, que ha d’incloure:
  • El nom i llinatges dels promotors de l’associació si són persones físiques, la denominació i raó social si son persones jurídiques i, en ambos casos, la nacionalitat i el domicili.
  • La voluntat dels promotors de constituir una associació, els pactes que, en el seu cas, s’hagin establert i la denominació de l’associació.
  • Els Estatuts aprovats que regiran el funcionament de l’Associació.
  • Lloc i data d’atorgament de l’acta i signatura dels promotors o dels representants en el cas de persones jurídiques.
  • La designació dels integrants dels òrgans provisionals de govern.

L’acta fundacional, en el cas de les persones jurídiques, s’haurà d’acompanyar d’una certificació de l’acord vàlidament adoptat per l’òrgan competent, en el que aparegui la voluntat de constituir l’associació i formar part d’ella i la designació de la persona física que la representarà; i, en el cas de les persones físiques, l’acreditació de la seva identitat. Quan el atorgants de l’acta actuïn mitjançant representant, s’adjuntarà l’acreditació de la seva identitat.

• Estatuts
• Inscripció registral en el corresponent registre d’associacions.
• Certificació emesa per la presidència o secretaria de l’associació, que indiqui que s’ha acordat obrir un compte a Colonya, detallant qui seran els autoritzats i el règim de disposició.
• Identificació dels òrgans de govern i representació.
• Identificació dels titulars reals.
• Memòria d'activitats.

Fundacions

• CIF
• Acta Fundacional, que ha d’incloure:
  • El nom i llinatges dels fundadors si són persones físiques, i la seva denominació o raó social, si son persones jurídiques, i, en ambdós casos, la seva nacionalitat i domicili i numero d’identificació fiscal.
  • La voluntat de constituir una fundació.
  • La dotació, la seva valoració i la forma i realitat de la seva aportació.
  • Els estatuts de la fundació.
  • La identificació de les persones que integren el Patronat, així com la seva acceptació si s’efectua en el moment fundacional.
• Estatuts
• Inscripció registral en el corresponent registre de fundacions.
• Certificació emesa per la presidència o secretaria de l’associació, que indiqui que s’ha acordat obrir un compte a Colonya, detallant qui seran els autoritzats i el règim de disposició.
• Identificació dels òrgans de govern i representació.
• Identificació dels titulars reals.
• Memòria d'activitats.

Comunitats de Propietaris

• Títol constitutiu de la Comunitat de Propietaris: Escriptura de divisió horitzontal de l'immoble o bé d’una certificació registral de les normes de la Comunitat.
• CIF de la Comunitat de Propietaris.
• Certificació de la reunió on es va constituir la Comunitat.
• Certificació dels nomenaments del President i del Secretari i altres membres de la Junta.
• Certificació que indiqui que s’ha acordat obrir un compte a Colonya, detallant quines són les persones autoritzades per contractar i quines són les autoritzades al compte, i en quin règim de disposició ( firmes conjuntes, firmes indistintes...). Han d’estar anomenades expressament per això, ja que el fet de ser president o secretari no faculta per ser autoritzats al compte.
• Còpia del DNI de totes les persones físiques autoritzades al compte o relacionades amb la comunitat de propietaris
• Autorització de la comunitat per entendre el càrrecs com a renovats, si no s’indica explícitament el contrari. Cada vegada que hi hagi canvi un d'administrador o persona autoritzada al compte, s'haurà de presentar un acta de cessament i dels nous nomenaments.

Les actes o les seves certificacions han de venir firmades pel Secretari amb el vistiplau del President, si els estatuts no determinen un altre procediment.